Управление временем: 15 эффективных правил для каждого
Оглавление
Доброе утро, которое всегда наступает по расписанию! С Вами Ирина Иваськив. Как ни старайтесь, сутки не увеличить. Поэтому управление временем становится жизненно важной необходимостью. Как разгрузить себя? Как успевать больше? Как уставать меньше? Как делать свою работу качественно, своевременно и с удовольствием? Вот несколько простых, но эффективных правил.
Позитивно настраивайтесь с утра
Начать день позитивно – это Ваше решение! Сделайте что-нибудь такое, что задаст тон всему предстоящему дню, чтобы приступить к решению задач с хорошим настроением. Когда мы приступаем к работе с хорошим настроением, мы более результативны. Посмотрите на себя в зеркало, улыбнитесь своему отражению, обратитесь к себе по имени и спросите себя:
- … , как этот день может приблизить меня к достижению целей?
- … , что мне надо сделать, чтобы в этом дне быть ещё радостнее?
- … , что мне надо сделать, чтобы сохранить сегодня свой образ жизни?
- … , что мне надо сделать, чтобы поддержать сегодня своё здоровье?
Задавайте себе эти вопросы каждое утро! Относитесь к такому настраиванию как к одному из привычных утренних ритуалов (как почистить зубы или выпить кофе). Всего пара минут – и день, поверьте, станет более осмысленным и плодотворным!
Правильно начинайте день
Вставайте в одно и то же время. Поверьте, старт типа «Не выспался, не позавтракал, умчался на работу» омрачит любой день! Что Вам мешает хорошо выспаться и не спеша позавтракать? Просто ложитесь спать раньше!
Ведите здоровый образ жизни
Спорт, зарядки, пробежки, фитнес, йога, плавание, правильное питание… Вы ещё не в теме? Начинайте! Всё это даст хорошее самочувствие телу и позитивный настрой душе – Вы будете готовы совершать подвиги!
Помните об усталости
Все мы (и жаворонки, и совы) к концу рабочего дня устаём, соображаем и работаем медленнее. Планируйте сделать самую важную работу в тот период, когда Вы обычно полны сил. А когда работоспособность падает (время после обеда), выполняйте рутинные задачи, которые уже не требуют сильной концентрации внимания, активной работы мозга, больших физических нагрузок.
Делайте перерывы вовремя
Несколько коротких перерывов типа coffee-break не просто необходимы, но и полезны! Количество и длительность таких пауз индивидуальны. Зная себя, позвольте себе делать столько пауз, сколько Вам нужно для сохранения хорошей работоспособности! Но здесь есть ещё один нюанс. Скачки в работе, прерывание рабочего процесса, отвлечение на что-то другое тормозят выполнение поставленных задач. Ведь, возвращаясь к работе, Вам придётся тратить время на то, чтобы вникнуть в уже выполненное, чтобы хотя бы вспомнить, где Вы остановились. Перерывы важны и нужны, просто постарайтесь делать их, не разрывая какой-то начатый цельный этап, а, наоборот, закончив его.
Заполните вынужденное свободное время
Когда Вы выделяете часть времени на так называемое «свободное» – это одно. Но в нашей жизни есть ежедневное вынужденное свободное время: простаивание в очереди, время в транспорте и даже бесполезные совещания, на которых Ваше присутствие обязательно. Обычно это время ничем не заполнено. Управление временем и здесь должно помочь: решите для себя, как использовать такое время максимально эффективно?
Планируйте не больше 70% времени
Человек, который пытается планировать 100% своего времени, часто чувствует себя роботом. Поминутное расписание даёт неминуемые сбои. Оптимальное решение – планировать не больше 70% своего времени, оставляя 30% для свободных манёвров.
Составляйте список дел с вечера
Хорошо составлять список дел на следующий день вечером. Делайте это письменно, чтобы чего-нибудь не упустить. Записывайте задачи в 2 колонки: в первой – задачи, выполнение которых уже невозможно откладывать на потом, а во второй – задачи, которые, если вдруг чего, можно перенести на другой день. Управление временем с вечера на завтра ведёт к высокой самодисциплине!
Просматривайте список дел в начале дня
10 минут перед началом рабочего дня уделите неторопливому просмотру намеченных на этот день задач. Уже доказано, что эти 10 минут сэкономят до двух часов рабочего времени (заметьте, каждый день)! Отвоюйте эти 2 часа! Группируйте схожие дела в блоки. Например, звонки по телефону и просмотр корреспонденции можно объединить в один блок.
Делите большие задачи на маленькие
Большие задачи не хочется делать. Нам сложно даже приступить к ним. Мы медлим, увиливая от них. Поэтому целесообразно делить большие дела на несколько поменьше. Тогда они уже не кажутся такими невыполнимыми! Выделяйте на решение большой задачи 1-2 часа каждый день, и дело сдвинется! А промежуточные результаты обеспечат дополнительный стимул для выполнения оставшегося объёма задач.
Заполняйте день не только работой
Привести рабочее место в порядок, убрать в доме, почитать книгу, совершить прогулку на свежем воздухе, сделать важные звонки, помочь домашним, навестить родителей или детей – управление временем должно включать и эти вещи – ведь всё это тоже требует времени и нуждается в планировании.
Определяйте реальный объём задач
Не заваливайте себя чрезмерным количеством дел. Управление временем не приемлет крайностей. Спать по 2 часа в сутки, возможно, иногда придётся, но это должно быть исключением, а не образом жизни. Иначе Вас на долго не хватит. Планируйте ровно столько дел, сколько реально выполнить без ущерба здоровью и качеству работы.
Учитесь делегировать задачи
Вам не стоит всё делать самому! Ведь Вы же дорожите своим временем? С большинством Ваших задач справятся другие! Заказывайте платные услуги вне своей компании, прибегайте к помощи фрилансеров и разных оффлайн-специалистов. Это – колоссальная экономия времени и развитие лидерских качеств!
Поддерживайте порядок на рабочем месте
Удалите лишний хлам. На рабочем месте оставьте только то, что необходимо. Возвращайте вещи на свои места. Каждая вещь должна находиться на своём месте. Это сократит время на поиски нужного предмета. Придерживайтесь правила: не больше 6 важных бумаг на столе! Большее количество документов отвлекает. Порядок на столе – порядок в мыслях!
Находите время для уединённой работы
О! Сколько бы мы всего успевали, если бы имели возможность работать спокойно, чтобы никто не шумел рядом, не дёргал по мелочам, не отвлекал. Невозможно быть доступным всегда и для всех! Установите для себя «не приёмные часы», поставьте телефон на автоответчик или переключите его на помощника – и погрузитесь в уединённую работу!
Управление временем: так что же всё-таки важно?
Чтобы выполнять задачи вовремя и качественно, надо просто любить то, что Вы делаете. Для многих из нас любимая работа – это роскошь. Ищите то, что Вам по сердцу, занимайтесь любимым делом – тогда управление временем станет для Вас ещё одним источником счастья!
© Ирина Иваськив
Тем, для кого управление временем – важное качество характера, советуем прочитать ещё несколько статей на эту тему:
- Планирование: 3 простых способа организации рабочего времени
- Важные пятиминутки или Что можно сделать за 5 минут?
- Развитие лидерских качеств: от барьеров к работе над собой
Хотите зарабатывать написанием текстов? В Школе Копирайтинга Вы можете освоить профессию копирайтера, SEO-копирайтера, контент-менеджера.
Доброго времени суток Ирина! Прочитала статью и задумалась. Вот почему не получалось у самой организовать свой день,месяц,год…. Постоянно не успеваю,куда-то опаздываю, что-то не доделываю(((. А Вы вот взяли, и разложили все по полочкам))). И сразу как “гора с плеч”. Теперь все кажется проще,просто каждое утро буду вспоминать прочитанное.
С благодарностью- Светлана..
Классная, понятная, доступная и очень мотивирующая статья! Вот прям на этой рабочей неделе и примусь за реализацию изложенных в ней рекомендаций!
Спасибо автору)
Оксана, и вам спасибо за добрые слова!